Небольшие компании и агентства вынуждены упорно сражаться за свое место под солнцем на конкурентных рынках. Очень часто потенциальные клиенты не хотят сотрудничать с представителями малого бизнеса, несмотря на то, что качество сервиса у малых компаний часто бывает выше, чем у крупных, а конкурентные преимущества включают более персонализированный и менее формализованный процесс коммуникаций. Несколько идей, как компании малого бизнеса казаться больше и крупнее и получить еще одно преимущество над своими прямыми конкурентами.

1. Не используйте для своих бизнес-коммуникаций единственный телефонный номер. Ничто так не выдает небольшую компанию как постоянно занятый контактный телефон или долгое ожидание ответа и прослушивание бесконечных гудков. В современном мире, если кто-то и выбирает общение не через электронную почту, а через телефонную связь, то ожидает, что, если не получит мгновенный ответ по телефону, то хотя бы будет переадресован на голосовой ящик, где сможет оставить свое сообщение.

Большое число компаний на IT-рынке предлагает доступные по цене программно-аппаратные решения данной проблемы. Можно организовать телефонную сеть компании, где будет возможность обрабатывать входящие вызовы в автоматическом режиме, включая функцию голосового меню с тоновым или импульсным набором, переадресовывать вызовы на заданные телефонные номера, удерживать входящие вызовы, записывать и прослушивать сообщения абонентов в случаях, когда ответ на входящий вызов по различным причинам невозможен. Современная организация телефонной связи в малой компании позволит получить отличное конкурентное преимущество и достаточно быстро оправдать вложенные средства.

2. Визитка вашей маленькой компании с большим количеством телефонных номеров ничего хорошего, кроме смятения потенциальному клиенту не даст. Он долго будет думать, по какому номеру быстрее смогут ему помочь и в конце концов может решит обратиться к вашим конкурентам. Не теряйте клиентов!

Указывайте один контактный телефонный номер на визитках и в рекламе. Организуйте маршрутизацию звонков. Безусловно, использование большого количества телефонных номеров для определения наиболее эффективных рекламных каналов – отличный способ. Но есть ли в штате компании малого бизнеса тот, кто будет обрабатывать всю эту информацию и осуществлять техническую поддержку и есть ли на это средства? Использование единого телефонного номера придаст вам солидности, облегчит процесс коммуникации с вами и добавит еще одно конкурентное преимущество.

3. Не используйте бесплатные почтовые ящики для вашей бизнес-коммуникации. Электронные адреса с окончанием @list.ru, @mail. ru, @yandex.ru, @gmail.com не придают солидности компании, которая хочет казаться больше. У клиента может возникнуть ощущение, что вы – «фирма-однодневка» и что ваши оборотные средства очень и очень невелики. Если у вас есть сайт, наверняка ваша хостинговая компания предоставляет возможность завести один или несколько почтовых ящиков типа @ваш сайт.ru. Если нет – купите почтовые ящики, это конкурентное преимущество стоит всего пару десятков долларов. 

4. Если у вас даже нет офиса или нет факса (и такое бывает) воспользуйтесь для приема и передачи факсов Интернетом. Интернет факс-сервис позволяет вам принимать факсы на ваш e-mail и клиент на другом конце провода даже не догадается, что имеет дело не с факс-агрегатом. Кроме того, вы получите возможность отправлять и принимать факсы вне стен вашего офиса.

5. Чаще проверяйте голосовую почту, электронную почту и пришедшие факсовые сообщения. Быстрая реакция на вопросы и запросы клиентов – показатель отлично отлаженных бизнес-процессов и вашей конкурентоспособности.

6. При написании деловой корреспонденции следите за грамматикой, не используйте без нужды аббревиатуры, сокращения, смайлики. Не забывайте о правилах и нормах деловой корреспонденции, одинаковых для больших компаний и компаний малого бизнеса. В вашу e-mail корреспонденцию всегда добавляйте правильно оформленную подпись. В малом бизнесе даже такая мелочь может стать конкурентным преимуществом.

7. Не допускайте технологических сбоев в работе вашего оборудования, долгого отсутствия доступа в Интернет или неработоспособности электронной почты. Вам не обязательно самому уметь все делать – отдайте на аутсорсинг, не забыв наладить процесс сохранения и копирования данных. Сконцентрируйтесь на вашем основном бизнесе, а если вы вынуждены постоянно извиняться перед клиентами за технологические сбои – они скоро предпочтут вам ваших конкурентов.

Дополнительные материалы по теме

Как небольшй компании добавить большое конкурентное преимущество